Schnell-Überblick (Form, Fristen, Pflichten)

Rechtsgrundlagen & Rollen

Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten basiert auf gesetzlichen Grundlagen (z. B. nationale Vorschriften für Beschäftigtendaten) oder Einwilligung. Rollen und Verantwortlichkeiten (Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter) klar definieren.

Prozesse & Dokumente

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Technische/organisatorische Maßnahmen
• Auftragsverarbeitungsverträge
• Lösch- und Berechtigungskonzepte

Typische Praxisfälle

• Bewerbung/Recruiting
• IT-Monitoring/Zugriffskontrollen
• Homeoffice/BYOD
• Gesundheitsdaten/Betriebliches Eingliederungsmanagement

Checkliste: Vorgehen

1. Rechtsgrundlagen je Prozess festlegen.
2. Informationspflichten umsetzen.
3. Aufbewahrungs-/Löschfristen definieren.
4. Betriebsrat und DSB einbinden.
5. Betroffenenanfragen bearbeiten.

Mustertexte

1) Informationshinweis Beschäftigtendaten (Kurzbaustein)

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. 
Rechtsgrundlage ist das geltende Beschäftigtendatenschutzrecht. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Datenschutzhinweis.

2) Antwort auf Auskunftsersuchen

Wir bestätigen den Eingang Ihres Auskunftsersuchens und werden Ihnen innerhalb der gesetzlichen Frist Auskunft erteilen.

FAQ – Häufige Fragen

Ist Einwilligung im Arbeitsverhältnis freiwillig

Auf Freiwilligkeit achten; häufig sind gesetzliche Grundlagen vorzuziehen.

Darf private IT-Nutzung überwacht werden

Nur mit klaren Regeln/Grundlagen und Verhältnismäßigkeit.

Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden

Abhängig von nationalen Schwellen/Art der Verarbeitung.

Wichtige Unterlagen

• Datenschutzhinweise Beschäftigte
• AV-Verträge
• Verarbeitungsverzeichnis
• TOMs
• Betriebsvereinbarungen

Quellen und Paragrafen (Auswahl)

• DSGVO
• Nationale Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz

Stand: allgemein, ohne Gewähr. Bitte aktuelle Aufsichtsbehörden-Hinweise beachten.