Mietrecht: Nebenkostenabrechnung prüfen
Mietrecht: Nebenkostenabrechnung prüfen
Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, wie Mieter die Betriebskosten- bzw. Nebenkostenabrechnung formell und inhaltlich prüfen. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Schnell-Überblick (Form, Fristen, Pflichten)
| Thema | Wichtigster Punkt | Hinweis |
|---|---|---|
| Abrechnungsfrist | Spätestens 12 Monate nach Periodenende | Verspätete Nachforderungen sind regelmäßig ausgeschlossen |
| Formelle Anforderungen | Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen | Nachvollziehbarkeit muss gegeben sein |
| Umlagefähigkeit | Nur Betriebskosten nach BetrKV | Instandhaltung/Verwaltung i. d. R. nicht umlagefähig |
| Belegeinsicht | Anspruch auf Einsicht in Originalbelege | Kopien/Scans oft gegen Kostenerstattung |
| Einwendungsfrist | 12 Monate nach Zugang der Abrechnung | Einwendungen schriftlich erheben |
Typen & Begriffe
| Begriff | Erklärung | Praxis |
|---|---|---|
| Vorauszahlung | Monatlicher Abschlag | Mit Abrechnung verrechnet |
| Pauschale | Keine Abrechnung | Anpassung nur nach Vereinbarung |
| BetrKV | Betriebskostenverordnung | Definiert umlagefähige Kosten |
| Heizkosten | Mind. 50–70% verbrauchsabhängig | Heizkostenverordnung beachten |
Fristen & Einwendungen
Der Vermieter muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Mieter können binnen 12 Monaten ab Zugang Einwendungen erheben. Bei formellen Mängeln oder nicht umlagefähigen Kosten sind Korrekturen einzufordern.
Rechte: Belegeinsicht & Nachweise
- Belegeinsicht am Ort der Verwaltung; ausnahmsweise Kopien/Scans.
- Anspruch auf Einsicht in Verträge, Rechnungen, Messdienst-Abrechnungen.
- Datenschutz: personenbezogene Daten Dritter dürfen geschwärzt werden.
Verteilerschlüssel & Berechnung
Der Verteilerschlüssel muss vereinbart oder sachgerecht sein (Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten). Heizkosten sind überwiegend verbrauchsabhängig abzurechnen; Warmwasser ggf. getrennt auszuweisen. Prüfe Rechenwege, Summen und Vorauszahlungen sorgfältig.
Checkliste: Was ist zu tun?
- Abrechnungszeitraum, Zugang und Plausibilität prüfen.
- Gesamtkosten und Umlageschlüssel nachvollziehen.
- Heiz- und Warmwasserkosten gesondert prüfen.
- Belegeinsicht schriftlich verlangen.
- Einwendungen innerhalb von 12 Monaten erheben.
Mustertexte
1) Einwendungen gegen Nebenkostenabrechnung
Betreff: Einwendungen gegen Nebenkostenabrechnung Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit erhebe ich fristgerecht Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum]. Bitte ermöglichen Sie mir Belegeinsicht und erläutern Sie die aufgeführten Positionen (insbesondere [Positionen]). Mit freundlichen Grüßen [Name]
2) Belegeinsicht anfordern
Betreff: Belegeinsicht Nebenkosten Sehr geehrte Damen und Herren, bitte gewähren Sie mir Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Originalbelege. Ich schlage hierfür folgende Termine vor: [Termine]. Mit freundlichen Grüßen [Name]
FAQ – Häufige Fragen
Darf der Vermieter Verwaltungskosten umlegen?
Regelmäßig nein – Verwaltung und Instandhaltung sind keine Betriebskosten im Sinne der BetrKV.
Kann ich Kopien statt Einsicht verlangen?
Ein Anspruch auf Kopien besteht nicht immer; zulässig sind sie häufig gegen Kostenerstattung. Die Einsicht in Originale bleibt der Regelfall.
Sind verspätete Nachforderungen zulässig?
Nach Ablauf der Abrechnungsfrist sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, außer wenn der Mieter die Verspätung verursacht hat.
Wichtige Unterlagen
- Mietvertrag und Vereinbarung zur Betriebskostenumlage
- Nebenkostenabrechnung samt Erläuterungen
- Messdienst-Abrechnungen (Heiz-/Warmwasser)
- Rechnungen/Verträge (Hausmeister, Versicherung, Müll, etc.)
- Schriftverkehr zur Belegeinsicht/Einwendungen
Quellen und Paragrafen (Auswahl)
- BGB § 556, § 556a
- BetrKV (Betriebskostenverordnung)
- Heizkostenverordnung
Stand: allgemein, ohne Gewähr. Bitte Mietvertrag/Tarif und aktuelle Rechtsprechung prüfen.